Før du bygger noget som helst, skal du vide, hvad dit arbejde består af. Ikke som du husker det, men som det ser ud på papir. Øvelsen tager et kvarter og giver dig to ting: et tal, og en rangliste.
1. Skriv alt ned, der gentager sig
Alt du gør oftere end cirka en gang om måneden. Filtrér ikke, og ryd ikke op. Gå igennem områderne ét ad gangen: levering og kundearbejde, marketing og indhold, salg og opfølgning, administration og økonomi, og resten, også det derhjemme.
2. Sæt timer og ejer på hver linje
For hver opgave: hvor ofte kommer den, hvor mange timer om ugen, og hvem driver den i dag: dig, en anden, eller et system? Vær ærlig. Er svaret "det afhænger" eller "det kører, men jeg tjekker det hver gang", så er ejeren ingen.
| Opgave | Hvor ofte | Timer/uge | Mig · En anden · Ingen |
|---|---|---|---|
| fx: opfølgning på henvendelser | dagligt | 3 | Ingen |
| fx: ugens opslag | ugentligt | 4 | Mig |
Læg nu timerne sammen i alle rækker, hvor ejeren er "ingen". Det tal er, hvor mange timer om ugen dit arbejde kører på, at du husker ting.
Det tal er grunden til at bygge systemer.
3. Vælg de tre første med fire spørgsmål
Tag dine største "ingen"-rækker og giv hver af dem 1 til 5 point på fire spørgsmål:
- Gentagelse. Hvor ofte kommer opgaven igen?
- Tid. Hvor lang tid tager den hver gang?
- Kræver den mig? Kunne en velinstrueret medarbejder tage den? (5 = ja, sagtens)
- Risiko. Hvad sker der, hvis et første udkast er lidt skævt? (5 = ingenting, jeg retter det)
Højeste samlede score bygges først. En opgave med 1 i risiko er ikke den, du skal lære på.
4. Giv dine tre en stilling
Ikke "svar på mails", men en titel du kunne sætte på et visitkort: Opfølgningsassistenten. Ugensplanlæggeren. Kvitteringsbogholderen. Når systemet har en stilling, ved du præcis, hvad det er ansat til, og hvad det ikke er.
Din nummer et er klar til at blive bygget. Næste skridt: Byg din første agent.
